Aanmaning nodig voor uw openstaande factuur?
Iedere ondernemer heeft wel eens met wanbetalers te maken. Het eerste wat u zelf kunt doen als uw rekening niet wordt betaald, is uw debiteur een betalingsherinnering en zo nodig een aanmaning sturen. Uw onbetaalde factuur zal dan in veel gevallen alsnog worden betaald.
Voorbeeld aanmaningen: gratis downloads
Om u alvast een stap op weg te helpen met het aanpakken van uw wanbetalers, kunt u gebruik maken van onze voorbeeld betalingsherinnering en voorbeeld aanmaning.
Op deze pagina kunt u het volgende gratis downloaden:
- Voorbeeldbrief aanmaning (met uitleg)
- 5 tips van onze incasso advocaten om de aanmaningsbrief te gebruiken
- E-book Eerste hulp bij incasso (scrol naar einde pagina)
Hoe werkt een aanmaning?
Een aanmaning dient ertoe om uw debiteur een laatste betalingsmogelijkheid te bieden voordat de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven.
In een (laatste) aanmaning kan de debiteur worden gewaarschuwd voor de consequenties van niet-betaling, zoals de verschuldigdheid van rente en incassokosten. In de voorbeeld aanmaning worden nog geen aanmaningskosten vermeld.
Een aanmaningsbrief is doorgaans dwingend van toon. Een aanmaning met een vriendelijke tekst is ook mogelijk, maar voor zakelijke klanten adviseren wij een zakelijke formulering. In plaats van een vriendelijke aanmaning kunt u beter een vriendelijke betalingsherinnering versturen. Bij een aanmaning moet immers duidelijk zijn dat het menens is en dat het de laatste mogelijkheid betreft om alsnog vrijwillig te betalen voordat kostenverhogende incassomaatregelen worden genomen.
Wat is een aanmaning?
Betekenis aanmaning:
Een aanmaning is een mededeling van een schuldeiser (crediteur) waarin de schuldenaar (debiteur) een laatste termijn wordt gesteld om alsnog tot betaling over te gaan van een vordering, zoals een factuur.
Een aanmaning wordt ook wel sommatie genoemd. Juridisch gezien is een aanmaning niet hetzelfde als een ingebrekestelling, want daarvoor gelden andere wettelijke regels.
Voor een aanmaning gelden geen vormvereisten. Een schriftelijke aanmaning per brief is gebruikelijk, maar mondeling of telefonisch aanmanen kan ook. Ook een aanmaning per e-mail is rechtsgeldig. Hetzelfde geldt voor een aanmaning per sms of WhatsApp.
Wat staat er in een aanmaning?
Onze voorbeeld aanmaning bevat de onderstaande voorbeeldtekst (actueel per 2020):
Geachte heer/mevrouw,
Tot op heden blijft u in gebreke met de betaling van de onderstaande factu(u)r(en), waarvan de betalingstermijn inmiddels ruimschoots is verstreken:
[specificatie van opeisbare facturen]
Voor deze factu(u)r(en) is u eerder al een betalingsherinnering gezonden. Desondanks is betaling nadien uitgebleven.
Vriendelijk doch dringend verzoek ik u alsnog zorg te dragen voor betaling. Uw betaling dient uiterlijk binnen [3-7] dagen na dagtekening van deze brief te zijn bijgeschreven. Betaling dient plaats te vinden op IBAN [uw IBAN] ten name van [uw bedrijfsnaam] te [uw vestigingsplaats] onder vermelding van bovenvermeld(e) factuurnummer(s).
Als tijdige betaling onverhoopt uitblijft, zie ik mijzelf helaas genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven aan e-Legal incasso advocaten. In dat geval zal tevens aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de verschuldigde rente en buitengerechtelijke incassokosten. Vooralsnog verwacht ik dat het zover niet hoeft te komen en dat u alsnog aan uw financiële verplichtingen zult voldoen.
Om ervan verzekerd te zijn dat u deze brief ontvangt, zend ik deze brief zowel per post als per e-mail.
Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[uw (bedrijfs)naam]
De voorbeeld aanmaning is opgesteld voor gebruik bij zakelijke debiteuren, zoals bedrijven (b2b). Hieronder vallen ook eenmanszaken of ZZP-ers.
De aanmaning is opgesteld als template, zodat u de aanmaning zelf eenvoudig kunt opstellen. Als u de aanmaning opslaat als sjabloon, voorkomt u dat u de voorbeeldbrief per ongeluk overschrijft. De lay-out kunt u uiteraard aanpassen aan uw eigen huisstijl.
In de bovenvermelde modeltekst zijn de adressering en dergelijke gegevens weggelaten.
Download hieronder de voorbeeld aanmaning voor de volledige tekst:
Voorbeeld aanmaning gratis downloaden
Onze voorbeeld aanmaning ziet er zo uit:
Download hieronder de voorbeeld aanmaning in Word (*.doc) of PDF:
Download voorbeeld aanmaning in Word
Download voorbeeld aanmaning in PDF
5 tips van onze incasso advocaten om de aanmaning te gebruiken
Lees hieronder de 5 tips van onze incasso advocaten voor het gebruik van de voorbeeld aanmaning.
Tip 1: Verstuur de aanmaning op korte termijn
De gebruikelijke stappen bij een vervallen factuur zijn als volgt:
- Verstuur een betalingsherinnering
- Bel uw debiteur voor betaling
- Verstuur een aanmaning
- Geef de incasso uit handen
Het is niet verplicht om deze aanmaningsprocedure te doorlopen, aangezien er enkel voor de particuliere aanmaning wettelijke regels zijn waar een aanmaning aan moet voldoen in verband met de veertiendagen aanzegging (ook wel de veertiendagenbrief genoemd).
Wel is het gebruikelijk om uw debiteur niet direct aan te manen. Doorgaans wordt in het aanmaningsproces namelijk eerst een vriendelijke betalingsherinnering gestuurd, gevolgd door een laatste aanmaning bij niet-betaling.
Wanneer aanmaning versturen?
U verzendt de aanmaning als betaling uitblijft ondanks een verzonden betalingsherinnering of een eventueel telefoongesprek met de debiteur.
Het verdient aanbeveling om de aanmaning te verzenden 2 dagen nadat de in de betalingsherinnering gestelde betalingstermijn is verlopen.
Tip 2: Hanteer een korte betalingstermijn in de aanmaning
Een korte betalingstermijn verdient de voorkeur voor een aanmaning. Hoe lang kan deze termijn het best zijn?
Hebt u eerder een betalingsherinnering gezonden met een betalingstermijn? Dan is het verstandig om in de aanmaning een kortere termijn op te nemen. Waarom? Omdat uw debiteur anders minder druk ervaart.
Hoe lang moet de termijn voor de aanmaning zijn (hoeveel dagen)?
In de voorbeeld aanmaning is een variabele betalingstermijn vermeld waarbinnen uw debiteur alsnog dient te betalen. Het aantal dagen van de betalingstermijn varieert van 3 tot 7 dagen en kan van allerlei factoren afhankelijk zijn. U bent zelf het best in staat om te beoordelen welk aantal dagen passend is en wat een redelijke termijn is voor uw aanmaning.
In geval van twijfel zou u onderstaande richtlijnen kunnen gebruiken die zijn afgestemd op de betalingstermijn van uw factuur
| Betalingstermijn van uw factuur | Betalingstermijn aanmaning | |
| 0-14 dagen | 3 dagen | |
| 15-30 dagen | 5 dagen | |
| 31+ dagen | 7 dagen |
Tip 3: Verwerk nog geen kosten in de aanmaning
Hoewel juridisch gezien al aanspraak op vergoeding van de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten kan worden gemaakt, is het doorgaans praktischer om dit nog niet te doen in dit stadium.
Het doel van de aanmaning is immers om uw debiteur vrijwillig tot betaling te bewegen zonder de relatie onnodig te schaden. U ziet toch het liefst dat uw klant betaalt, maar ook klant blijft?
Waarschuwing:
Verstuur de aanmaning daarom zelf op uw eigen briefpapier. Laat de aanmaningsbrief niet versturen door een incassobureau of deurwaarder. Daarmee wekt u namelijk de indruk dat u de vordering al direct uit handen hebt gegeven. Uw klant neemt u dat waarschijnlijk niet in dank af als de betalingstermijn van uw factuur nog maar net een paar dagen is overschreden.
Zodra de vordering uit handen wordt gegeven, wordt er doorgaans wel aanspraak gemaakt op vergoeding van de kosten. Zo hoeft de behandeling van uw incassozaak voor u geen geld te kosten.
Benieuwd naar de hoogte van deze kosten? Direct de incassokosten berekenen
Tip 4: Neem deze maatregelen om uw verdere schade te beperken
Na het verzenden van een betalingsherinnering en aanmaning en een eventueel telefoongesprek met de debiteur, hebt u zelf gedaan wat redelijkerwijs mag worden verwacht om uw openstaande factuur te incasseren.
Om eventuele verdere schade te beperken kan het verstandig zijn om over te gaan tot de volgende maatregelen:
- Beroep doen op eigendomsvoorbehoud of recht van reclame om geleverde zaken terug te vorderen.
- Beroep doen op opschorting om uw eventuele overige verplichtingen tegenover uw debiteur op te schorten totdat alsnog betaling heeft plaatsgevonden. Het verdient aanbeveling om de debiteur schriftelijk te waarschuwen als u tot opschorting overgaat.
- Beroep doen op verrekening als er sprake is van een tegenvordering van uw debiteur. Met verrekening streept u de beide vorderingen tegen elkaar weg. Het restant dient nog te worden voldaan.
- Pas uw betalingsvoorwaarden aan. Bijvoorbeeld door de betalingstermijn te verkorten of door vooruitbetaling te verlangen. Boter bij de vis dus.
Mogelijk kunt u met deze maatregelen uw debiteur onder druk zetten, zodat er alsnog wordt betaald. U voorkomt in ieder geval dat uw vordering verder oploopt.
Maar wat te doen als betaling uitblijft?
Tip 5: Wacht niet af als u het niet vertrouwt
Als betaling uitblijft nadat de aanmaning is verzonden, is logischerwijs een vervolgstap nodig.
Het verdient aanbeveling om tot incasso over te gaan 2 dagen nadat de in de (laatste) aanmaning gestelde betalingstermijn is verlopen. Langer wachten heeft doorgaans geen nut, tenzij er bijzondere omstandigheden spelen. Denk hierbij aan een concrete betalingstoezegging. Waak wel voor smoesjes van uw debiteur.
Waarschuwing:
Wacht niet af als u het niet vertrouwt, want van uitstel komt vaak afstel.
Door snel tot incasso over te gaan, is uw vordering in veel gevallen sneller betaald.
Meer tips? Download ons gratis e-book
Behalve meer tips bevat ons e-book ook meer voorbeeldbrieven en zelfs kant en klare betalingsvoorwaarden.
Download ons e-Book Eerste hulp bij incasso (scrol naar einde pagina).
Veelgestelde vragen over het aanmanen van uw debiteur
Wilt u meer weten over het aanmanen van uw debiteur? Dan beantwoorden wij uw vragen uiteraard graag. Hieronder geven wij antwoord op veelgestelde vragen:
- Ik was op zoek naar een eerste aanmaning en een tweede aanmaning. Ik kan hierboven enkel een laatste aanmaning vinden. Waarom is dat?
- Hoe moet een aanmaning worden verstuurd? Moet ik een aanmaning aangetekend sturen?
- Is een aanmaning verplicht?
- Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?
- Hoeveel aanmaningskosten mag ik in rekening brengen en moeten deze aanmaningskosten worden betaald?
- Wat kost een aanmaning als jullie de aanmaning voor mij versturen?
- Mijn debiteur heeft de aanmaning niet ontvangen. Wat nu?
1. Ik was op zoek naar een eerste aanmaning en een tweede aanmaning. Ik kan hierboven enkel een laatste aanmaning vinden. Waarom is dat?
Omdat een enkele aanmaning volstaat. De eerste aanmaning is dus gelijk de laatste aanmaning.
U hoeft niet een 1e aanmaning gevolgd door een 2e aanmaning of zelfs een 3e aanmaning te sturen.
Het is overigens ook niet verstandig om uw betalingsherinneringen of aanmaningen te nummeren omdat uw debiteur zich bij een 'eerste aanmaning' dan gelijk realiseert dat er toch nog een tweede aanmaning volgt. Waarom zou uw debiteur dan al betalen na de eerste aanmaning?
Een laatste aanmaning voor incasso is dus voldoende.
2. Hoe moet een aanmaning worden verstuurd? Moet ik een aanmaning aangetekend sturen?
Het is niet verplicht om een aanmaning aangetekend te verzenden. Natuurlijk biedt aangetekende post wel meer zekerheid dat uw klant de aanmaning ontvangt. Ook gaat er meer druk uit van een aangetekende aanmaning. Dus bij hogere vorderingen is dat wel aan te raden.
Doorgaans is een aanmaning per e-mail voldoende, zeker als u de e-mail met hoge prioriteit verstuurt met een ontvangstbevestiging.
3. Is een aanmaning verplicht?
Nee, een aanmaning is op zich niet verplicht. Strikt genomen kunt u uw vordering ter incasso uit handen geven zodra de geldende betalingstermijn is verstreken. U bent dus niet verplicht om zelf eerst een aanmaning te sturen. Waarom zou u ook als u vermoedt dat er toch niet wordt betaald? Bijvoorbeeld omdat uw debiteur dat al heeft gezegd.
Wel gelden er wettelijke regels bij particuliere klanten om aanspraak te kunnen maken op vergoeding van de incassokosten. Een particuliere debiteur dient hiertoe een zogenaamde veertiendagenbrief te ontvangen. De veertiendagenbrief bevat een aanzegging waarin de hoogte van de verschuldigde incassokosten wordt vermeld als betaling uitblijft na 14 dagen gerekend vanaf de dag na ontvangst van de veertiendagenbrief.
Als u tot rechtsmaatregelen wilt overgaan, is het wel noodzakelijk om rechtsmaatregelen aan te zeggen. Dit hoeft u echter niet zelf te doen. Gedurende de behandeling van uw incassozaak zal uw incassobureau, deurwaarder of advocaat zo nodig rechtsmaatregelen aanzeggen.
4. Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?
Hoeveel aanmaningen u moet sturen, kunt u zelf bepalen.
Het is een misvatting dat er minimaal 2 aanmaningen moeten worden gestuurd voordat een incasso kan worden gestart. Strikt genomen kunt u direct een incassoprocedure laten opstarten zodra uw betalingstermijn is verlopen.
Hoe vaak u aanmaningen verstuurt, maakt u dus zelf uit. Wij adviseren 1 betalingsherinnering te zenden gevolgd door 1 aanmaning. Meer aanmaningen is niet effectief en kost u bovendien onnodig tijd.
5. Hoeveel aanmaningskosten mag ik in rekening brengen en moeten deze aanmaningskosten worden betaald?
U mag zelf aanmaningskosten in rekening brengen ter hoogte van maximaal de verschuldigde incassokosten. Wilt u lagere of meer redelijke aanmaningskosten in rekening brengen? Dat staat u uiteraard vrij.
Het maakt niet uit onder welke benaming u deze kosten berekent. De wettelijke term is incassokosten, maar administratiekosten of aanmaningskosten kan ook. Op deze pagina kunt u de incassokosten berekenen
Wanneer aanmaningskosten verschuldigd zijn?
Uw zakelijke klant moet de aanmaningskosten direct betalen, want dit is wettelijk verplicht zodra er een incassohandeling is verricht. Het maakt niet uit of u deze incassohandeling zelf verricht of laat verrichten.
Uw particuliere klant is pas aanmaningskosten verschuldigd nadat deze rechtsgeldig zijn aangezegd en de wettelijke 14 dagen termijn is verlopen.
Tip:
U kunt bij uw zakelijke klanten hogere aanmaningskosten in rekening brengen als u gebruik maakt van onze betalingsvoorwaarden (gratis download). De betalingsvoorwaarden zijn ook verwerkt in ons e-book (zie hieronder).
6. Wat kost een aanmaning als jullie de aanmaning voor mij versturen?
Een aanmaning hoeft niets te kosten als wij uw vordering kunnen incasseren op basis van no cure no pay.
Meer informatie over no cure no pay incasso
7. Mijn debiteur heeft de aanmaning niet ontvangen. Wat nu?
Als uw klant geen aanmaning heeft ontvangen, dan hoeft dat geen gevolgen te hebben in het buitengerechtelijke incassotraject. Praktisch is om de aanmaningsbrief dan nogmaals te versturen. Dit staat verder los van de factuur, die immers gewoon kan worden betaald.
Bij incasso op een particuliere debiteur kan de ontvangst van de aanmaning wel gevolgen hebben als dit de veertiendagenbrief betreft. Want dan kunnen de gevorderde incassokosten worden afgewezen.
