Betalingsherinnering nodig voor uw openstaande factuur?
Iedere ondernemer heeft wel eens te maken met klanten die facturen te laat betalen. Het eerste wat u zelf kunt doen als uw rekening niet wordt betaald, is uw debiteur een betalingsherinnering en zo nodig een aanmaning sturen. Uw onbetaalde factuur zal dan in veel gevallen alsnog worden betaald.
Voorbeeld betalingsherinnering: gratis downloads
Om u alvast een stap op weg te helpen met het aanpakken van uw wanbetalers, kunt u gebruik maken van onze voorbeeld betalingsherinnering en voorbeeld aanmaning.
Op deze pagina kunt u het volgende gratis downloaden:
- Voorbeeldbrief betalingsherinnering (met uitleg)
- 4 tips van onze incasso advocaten om de betalingsherinnering te gebruiken
- E-book Eerste hulp bij incasso (scrol naar einde pagina)
Hoe werkt een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering dient ertoe om uw debiteur te attenderen op de ontstane betalingsachterstand. Verder wordt de debiteur verzocht om de factuur alsnog te betalen op korte termijn.
Een betalingsherinnering betreft een vriendelijke herinnering dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen is verstreken. De formulering is vriendelijk omdat de late betaling het gevolg kan zijn van een onschuldige vergissing. Ook is het mogelijk dat de betaling de herinnering gekruist heeft.
Daarom wordt in een betalingsherinnering over het algemeen nog geen kosten vermeld. Wel is het juridisch mogelijk om wettelijke rente of extra kosten te verwerken, zoals administratiekosten of incassokosten
Wat is een betalingsherinnering?
Betekenis betalingsherinnering:
Een betalingsherinnering is een verzoek van een schuldeiser (crediteur) waarin de schuldenaar (debiteur) wordt verzocht tot betaling over te gaan van een vordering, zoals een openstaande factuur.
Voor een herinnering gelden geen vormvereisten. Een schriftelijke betalingsherinnering per brief is gebruikelijk, maar mondeling of telefonisch herinneren kan ook. Ook een betalingsherinnering per e-mail is rechtsgeldig. Hetzelfde geldt voor een betalingsherinnering per sms.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en aanmaning?
Een betalingsherinnering is niet hetzelfde als een aanmaning. Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.
Een betalingsherinnering is ook niet hetzelfde als een sommatie of ingebrekestelling.
Wat staat er in een betalingsherinnering?
Onze voorbeeld betalingsherinnering bevat de onderstaande voorbeeldtekst (actueel per 2022):
Geachte heer/mevrouw,
Uit onze administratie is gebleken dat er nog geen betaling is ontvangen van de onderstaande factu(u)r(en), waarvan de betalingstermijn inmiddels is verstreken:
[specificatie van opeisbare facturen]
Een kopie van de bovenvermelde factu(u)r(en) treft u bijgesloten aan (bijlage).
Vriendelijk verzoek ik u alsnog zorg te dragen voor betaling binnen [5-10] dagen na dagtekening van deze brief.
Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[uw (bedrijfs)naam]
De voorbeeld betalingsherinnering is opgesteld voor gebruik bij zakelijke debiteuren, zoals bedrijven (b2b). Hieronder vallen ook eenmanszaken of ZZP-ers. Maar de betalingsherinnering is ook geschikt voor particulieren of consumenten.
De betalingsherinnering is opgesteld als template, zodat u deze zelf eenvoudig kunt opstellen. Als u de betalingsherinnering opslaat als sjabloon, voorkomt u dat u de voorbeeldbrief per ongeluk overschrijft. De lay-out van de betalingsherinnering kunt u uiteraard aanpassen aan uw eigen huisstijl.
In de bovenvermelde modeltekst zijn de adressering en dergelijke gegevens weggelaten.
Download hieronder de voorbeeld betalingsherinnering voor de volledige tekst:
Voorbeeld betalingsherinnering gratis downloaden
Benieuwd hoe onze voorbeeld betalingsherinnering eruitziet?
Download hieronder de voorbeeld betalingsherinnering in Word (*.doc) of PDF:
Download voorbeeld betalingsherinnering in Word
Download voorbeeld betalingsherinnering in PDF
4 tips van onze incasso advocaten om de betalingsherinnering te gebruiken
Lees hieronder de 4 tips van onze incasso advocaten voor het gebruik van de voorbeeld betalingsherinnering.
Tip 1: Verstuur de betalingsherinnering op korte termijn
De gebruikelijke stappen bij een vervallen factuur zijn als volgt:
- Verstuur een betalingsherinnering
- Bel uw debiteur voor betaling
- Verstuur een aanmaning
- Geef de incasso uit handen
Het is niet verplicht om deze herinneringsprocedure te doorlopen. Wel is het gebruikelijk om uw debiteur niet direct aan te manen of de vordering direct uit handen te geven. Doorgaans wordt in het herinneringsproces allereerst een vriendelijke betalingsherinnering gestuurd.
Wanneer betalingsherinnering versturen?
Het verdient aanbeveling om de betalingsherinnering te verzenden 2 dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U geeft zo een duidelijk signaal af aan uw debiteur dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
Als u de betalingsherinnering eerder verstuurt, zult u merken dat de betalingsherinnering de betaling van uw factuur vaak doorkruist. Dit kan beter worden voorkomen om u onnodig werk en uw debiteur onnodige irritatie te besparen. Verstuurt u de betalingsherinnering veel later, dan komt er uiteraard weinig terecht van de bovenvermelde signaalfunctie.
Tip 2: Hanteer een korte betalingstermijn in de betalingsherinnering
Een korte betalingstermijn verdient de voorkeur voor een betalingsherinnering. Voorkomen moet worden dat uw debiteur een ruime betalingstermijn opvat als vrijbrief om uw facturen voortaan veel later te mogen betalen.
Bedraagt uw reguliere betalingstermijn bijvoorbeeld 14 dagen, dan ligt het niet voor de hand om uw debiteur standaard nogmaals 14 dagen betalingsuitstel te verlenen.
Bovendien is het bij het incasseren van vorderingen altijd zaak om zo snel mogelijk te incasseren. Door snel tot incasso over te gaan, wordt de kans op betaling namelijk verhoogd.
Hoe lang moet de termijn voor de betalingsherinnering zijn (hoeveel dagen)?
In de voorbeeld betalingsherinnering is een variabele betalingstermijn opgenomen waarbinnen uw debiteur alsnog dient te betalen. Het aantal dagen van de betalingstermijn varieert van 5 tot 10 dagen.
De betalingstermijn is variabel omdat deze afhankelijk kan zijn van allerlei factoren, zoals de betalingstermijn van de factuur, de branche en handelsgebruiken, uw relatie met de debiteur of eventuele bijzondere omstandigheden. U bent zelf het best in staat te beoordelen welk aantal dagen passend is en wat een redelijke termijn is voor uw betalingsherinnering.
In geval van twijfel zou u onderstaande richtlijnen kunnen gebruiken die zijn afgestemd op de betalingstermijn van uw factuur.
| Betalingstermijn van uw factuur |
Betalingstermijn betalingsherinnering |
|
| 0-14 dagen |
5 dagen |
|
| 15-30 dagen |
7 dagen |
|
| 31+ dagen |
10 dagen |
|
Tip 3: Verwerk geen kosten in de betalingsherinnering
Het verdient aanbeveling om geen kosten in de betalingsherinnering te verwerken. Het doel van de betalingsherinnering is immers om uw debiteur alsnog tot betaling te bewegen zonder de relatie onnodig te schaden.
Hierboven is al uitgelegd dat er sprake kan zijn van een onschuldige vergissing en het daarom beter is om een vriendelijke herinnering te sturen zonder gelijk aanspraak op incassokosten te maken. U vergeet toch ook wel eens een factuur te betalen?
Waarschuwing:
Wij adviseren daarom om de betalingsherinnering zelf op uw eigen briefpapier te versturen en deze niet te laten versturen door een incassobureau of deurwaarder. U wekt daarmee namelijk de indruk dat u de vordering al direct uit handen hebt gegeven. Uw klant neemt u dat niet in dank af.
Tip 4: Voeg uw openstaande facturen toe als bijlage bij de betalingsherinnering
Het is verstandig om het uw debiteur zo makkelijk mogelijk te maken om te betalen. Als uw debiteur eerst op zoek moet gaan naar uw facturen, loopt u onnodig het risico dat uw facturen onderop de spreekwoordelijke stapel blijven liggen.
Voeg daarom uw openstaande facturen als bijlage toe bij uw betalingsherinnering. Bij voorkeur in 1 bestand in PDF formaat. Dan heeft uw debiteur direct alle informatie bij de hand om uw factuur direct te voldoen.
Meer tips? Download ons gratis e-book
Behalve meer tips bevat ons e-book ook meer voorbeeldbrieven en zelfs kant en klare betalingsvoorwaarden.
Download ons e-Book Eerste hulp bij incasso (scrol naar einde pagina).
Veelgestelde vragen over het herinneren voor uw factuur
Wilt u meer weten over het herinneren voor uw factuur? Dan beantwoorden wij uw vragen uiteraard graag. Hieronder geven wij antwoord op veelgestelde vragen:
- Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
- Hoe moet een betalingsherinnering worden verstuurd? Moet dit aangetekend worden gestuurd of is e-mail ook rechtsgeldig?
- Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
- Is een herinneringsfactuur handig waarbij de herinnering in de factuur wordt verwerkt?
- Kan ik voor een oude factuur nog een betalingsherinnering sturen?
- Mijn klant heeft de betalingsherinnering niet ontvangen. Wat nu?
1. Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
U hoeft niet een 1e betalingsherinnering gevolgd door een 2e betalingsherinnering of zelfs een 3e betalingsherinnering te sturen. Een enige en laatste betalingsherinnering volstaat.
Het is overigens ook niet verstandig om uw betalingsherinneringen of aanmaningen te nummeren. Dan realiseert uw debiteur zich bij een 'eerste betalingsherinnering' gelijk dat er toch nog een tweede betalingsherinnering volgt. Waarom zou uw debiteur dan al betalen na de eerste herinnering?
Overigens mag u zelf bepalen hoeveel betalingsherinneringen u verstuurt. Het is een misvatting dat er minimaal 2 herinneringen of aanmaningen moeten worden verzonden voordat een incasso uit handen kan worden gegeven. Strikt genomen kunt u direct een incassoprocedure laten opstarten zodra uw betalingstermijn is verlopen. Dit laatste is commercieel gezien alleen niet zo verstandig.
Hoe vaak u betalingsherinneringen verstuurt, maakt u dus zelf uit. Wij adviseren om 1 betalingsherinnering te zenden en daarna direct een aanmaning te sturen. Meer herinneren of aanmanen is niet effectief en kost u bovendien onnodig tijd.
2. Hoe moet een betalingsherinnering worden verstuurd? Moet dit aangetekend worden gestuurd of is e-mail ook rechtsgeldig?
Het is niet verplicht om een betalingsherinnering aangetekend te verzenden. Natuurlijk biedt aangetekende post wel meer zekerheid dat uw klant de herinnering ontvangt.
Doorgaans is een betalingsherinnering per e-mail voldoende, zeker als u de e-mail met een bevestiging voor ontvangst verstuurt. Een betalingsherinnering per e-mail is ook rechtsgeldig. Er zijn namelijk geen wettelijke regels die bepalen waaraan een officiële betalingsherinnering moet voldoen.
3. Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
Nee, een betalingsherinnering is wettelijk niet verplicht. Wel is het goed gebruik om een debiteur eerst te herinneringen voordat u hem tot betaling aanmaant.
Juridisch gezien kunt u uw vordering echter direct ter incasso uit handen geven zodra de geldende betalingstermijn is verstreken. U bent wettelijk dus niet verplicht om zelf eerst herinneringen te sturen.
Waarom zou u ook als u vermoedt dat er toch niet wordt betaald? Bijvoorbeeld omdat uw debiteur u dat in niet mis te verstane bewoordingen te kennen heeft gegeven?
4. Is een herinneringsfactuur handig waarbij de herinnering in de factuur wordt verwerkt?
Wij raden het gebruik van een herinneringsfactuur af omdat het vaak onduidelijkheid veroorzaakt.
Bij een herinneringsfactuur wordt de oorspronkelijke factuur aangepast en worden de verwijzingen naar 'factuur' vervangen door 'betalingsherinnering' of 'herinnering'.
Behalve dat het document daardoor meer lijkt op een factuur dan op een herinnering, sluipen er vaak slordigheden in ten aanzien van de data, zoals de factuurdatum, vervaldatum en datum van de herinneringsfactuur. Hierdoor kan het voorkomen dat niet meer bekend is op welke datum de oorspronkelijke factuur is gezonden.
Ons advies:
Niet doen dus. Een nette betalingsherinnering is duidelijker en staat wel zo professioneel.
5. Kan ik voor een oude factuur nog een betalingsherinnering sturen?
Ja, zo lang de vordering nog niet is verjaard kunt u gerust een betalingsherinnering sturen voor een oudere factuur. Een betalingsherinnering na 1 jaar is geen probleem.
Een betalingsherinnering na 2 jaar kan wel al problemen opleveren bij consumentenkoop omdat de verjaringstermijn die daarvoor geldt 2 jaar bedraagt.
Is hiervan geen sprake, dan kunt u in de meeste situaties gerust nog een betalingsherinnering na 3 of 4 jaar versturen.
Een betalingsherinnering na 5 jaar is doorgaans echter te laat, want de meeste vorderingen verjaren na verloop van 5 jaar.
Ons advies:
Hebt u een oude vordering waarbij verjaring een risico vormt? Verstuur dan geen betalingsherinnering, maar laat een stuitingsbrief versturen per aangetekende post of per deurwaardersexploot. Dat biedt namelijk veel meer zekerheid.
6. Mijn klant heeft de betalingsherinnering niet ontvangen. Wat nu?
Als uw klant geen betalingsherinnering ontvangen heeft, dan heeft dat geen gevolgen. U kunt de betalingsherinnering nogmaals versturen. Ook kunt u een aanmaning zenden. Dit staat verder los van de betaling van de factuur.
Pieter Pannevis van Yummy Food Fotos: "Na inschakeling e-Legal kwam er schot in de zaak en is er betaald"
E-Legal is beslist een aanrader. Klant liet niets van zich horen ook na herhaalde brieven en herinneringen. Na inschakeling E-legal kwam er schot in de zaak en is er betaald. in een tweede zaak was het ook erg stil. Na aanmelding via het portal dezelfde werkdag opgestart en kon na 4 dagen worden gesloten wegens volledige betaling van de vordering. Wat wil men nog meer. Kosten zijn bijzonder redelijk. Snelle en professionele communicatie. Mutaties worden direct verwerkt. Vriendelijke en ter zake kundige hulp. Van harte aanbevolen !!
Elena Parish van SPINE Architecture: "Enorm tevreden! Binnen een week heeft mijn klant alsnog zijn factuur voldaan!"
Enorm tevreden! De betalingstermijnen van mijn facturen en herinneringen waren intussen ruimschoots verstreken en mijn klant leek van de aardbodem verdwenen. Na wat online onderzoek, besloot ik e-Legal incasso advocaten in te schakelen, liever dan een 'standaard' incassobureau. Het was heel eenvoudig om online een dossier bij ze aan te maken. Daarna ging het ineens snel: ik werd dezelfde dag nog snel, vriendelijk en adequaat teruggebeld en mijn dossier is direct opgepakt. Binnen een week heeft mijn klant alsnog zijn factuur voldaan! Ik raad deze advocaten absoluut aan. Je merkt direct hun gedegen kennis van de regelgeving omtrent incasso, wat cruciale fouten voorkomt; bovendien vind ik het een prettig idee dat deze zelfde partij mij zou hebben kunnen bijstaan tijdens een evt. proces. Mocht ik onverhoopt nogmaals met een wanbetalende klant te maken krijgen, zal ik e-Legal zeker opnieuw inschakelen.
Hans Tours van Turones Beheer B.V.: "We hebben er zelfs niet eens over hoeven te bellen met elkaar. Super!"
Een debiteur waarvan we al afscheid van hadden genomen betaalde om allerlei smoezen de laatste factuur niet ondanks diverse herinneringen en telefoontjes. De website van e-legal gaf uitstekende adviezen en het indienen van het dossier was hooguit een half uurtje werk. Hierna ging alles in sneltrein vaart en hadden we binnen een maand ons geld. Het hele proces is gemakkelijk te volgen via de website. We hebben er zelfs niet eens over hoeven te bellen met elkaar. Super!
