Wat zijn aanmaningskosten? En hoe hoog mogen kosten van een aanmaning wettelijk zijn in 2023?
En ontdek of aanmaningskosten wel of niet moeten worden betaald!
Klik op een van de bovenvermelde links om direct naar het betreffende onderwerp te gaan.
Betekenis aanmaningskosten:
Aanmaningskosten zijn kosten die in rekening worden gebracht voor het herinneren of aanmanen voor openstaande vorderingen, zoals voor facturen, leningen, huur of (gemeentelijke) belastingen.
Aanmaningskosten worden ook wel herinneringskosten, sommatiekosten, administratiekosten of incassokosten genoemd. Qua betekenis bestaat er geen verschil tussen deze benamingen. De wettelijke benaming voor aanmaningskosten is incassokosten
Op deze pagina wordt de benaming aanmaningskosten gebruikt.
Hoe hoog mogen de aanmaningskosten maximaal zijn in 2023?
De wettelijke aanmaningskosten worden berekend over de hoofdsom van de vordering volgens de onderstaande staffel:
| Hoofdsom | Percentage | Bijzonderheden |
| Over de eerste € 2.500 | 15% | minimaal € 40 |
| Over de volgende € 2.500 | 10 | |
| Over de volgende € 5.000 | 5 | |
| Over de volgende € 190.000 | 1 | |
| Over het meerdere | 0,5 | maximaal € 6.775 |
De bovenvermelde staffel is degressief, dus hoe hoger de vordering is, hoe lager het percentage aan aanmaningskosten is.
Het berekenen van de maximale aanmaningskosten kan eenvoudig op basis van de onderstaande staffel:
| Hoofdsom | Percentage | Bijzonderheden |
| Tot en met € 2.500 | 15% | minimaal € 40 |
| Tot en met € 5.000 | 10% over (hoofdsom - € 2.500) + € 375 | |
| Tot en met € 10.000 | 5% over (hoofdsom - € 5.000) + € 675 | |
| Tot en met € 200.000 | 1% over (hoofdsom - € 10.000) + € 875 | |
| Boven de € 200.000 | 0,5% over (hoofdsom - € 200.000) + € 2.775) | maximaal € 6.775 |
Vul een bedrag in om de maximale aanmaningskosten (wettelijke incassokosten) te berekenen met de calculator:
Bedrag vordering
Bedrag incassokosten
€ 0,00 (excl. BTW)
€ 0,00 (incl. BTW)
Dezelfde berekening kan worden gebruikt voor het berekenen van de administratiekosten, herinneringskosten, etc., want dit is juridisch gezien hetzelfde (zie hiervoor).
De vraag of er btw over de aanmaningskosten mag worden berekend, is afhankelijk van de vraag of de schuldeiser btw-plichtig is. Dus of de schuldeiser wel of geen btw kan verrekenen:
Artikel 2 lid 3 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) omschrijft het als volgt:
'3. De vergoeding wordt verhoogd met een percentage dat overeenkomt met het percentage, bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet op de omzetbelasting 1968, indien de schuldeiser voor de verkrijging van voldoening buiten rechte gebruik maakt van een dienst als bedoeld in de Wet op de omzetbelasting 1968 ter zake waarvan op grond van die wet omzetbelasting is verschuldigd en de schuldeiser de hem in rekening gebrachte omzetbelasting niet op grond van genoemde wet kan verrekenen en zulks nadrukkelijk verklaart en verklaart dat de kosten in verband daarmee zijn verhoogd.'
(tekst wetsartikel actueel per 2023)
Tip:
Controleer altijd of er ten onrechte btw over de aanmaningskosten wordt gerekend, want soms wordt per abuis btw over de kosten van de aanmaning in rekening gebracht.
De wet- en regelgeving voor aanmaningskosten is voor het laatst gewijzigd in 2012. De huidige wettelijke regels voor aanmaningskosten - de wet spreekt zoals vermeld over incassokosten - gelden voor vorderingen die opeisbaar zijn geworden vanaf 1 juli 2012. Aangezien het inmiddels 2023 is, komt het in de praktijk vrijwel niet meer voor dat de oude wet- en regelgeving voor incassokosten, waaronder het rechterlijk beleid ten aanzien van aanmaningskosten - het zogenaamde Rapport Voorwerk 2 - nog van toepassing is.
Verder gelden de wettelijke regels voor aanmaningskosten alleen voor vorderingen waarvan de hoofdsom is gebaseerd op een:
Aangezien de meeste vorderingen toezien op dit soort verbintenissen, zijn de wettelijke regels voor aanmaningskosten vrijwel altijd van toepassing in de incassopraktijk.
Voor meer informatie over de (achtergrond van de) wettelijke regels voor aanmaningskosten wordt verwezen naar het Rapport BGK-integraal 2013 zoals gepubliceerd op rechtspraak.nl
Particulieren worden wettelijk beter beschermd tegen (hoge) aanmaningskosten dan zakelijke partijen, zoals bedrijven.
Wanneer zijn particulieren aanmaningskosten verschuldigd?
Een particulier is pas aanmaningskosten verschuldigd nadat hem/haar na het intreden van het betalingsverzuim is aangezegd welk bedrag aan aanmaningskosten is verschuldigd bij niet-betaling binnen een termijn van 14 dagen na de dag van ontvangst van de aanmaning.
Artikel 6:96 lid 6 BW omschrijft het als volgt:
'De vergoeding volgens de nadere regels kan indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim, bedoeld in artikel 81, onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning.'
(tekst wetsartikel actueel per 2023)
Zo lang deze aanzegging nog niet (rechtsgeldig) heeft plaatsgevonden, is een particuliere debiteur dus nog geen aanmaningskosten verschuldigd. Particuliere schuldenaren doen er dus verstandig aan om te controleren of de bovenvermelde aanzegging - ook wel de 14 dagen aanzegging genoemd - heeft plaatsgevonden vóórdat zij de kosten van een aanmaning betalen aan hun schuldeisers, zoals bijvoorbeeld Klarna, Eneco, Essent of Esprit.
Verder mogen de aanmaningskosten bij particuliere debiteuren niet hoger zijn dan de wet bepaalt (zie hierboven onder 'Hoogte aanmaningskosten 2023').
Het maakt hierbij niet uit onder welke benaming de aanmaningskosten worden gepresenteerd. Het voorgaande geldt dus voor alle kosten ongeacht de benaming hiervan (administratiekosten, herinneringskosten, sommatiekosten, etc.).
Voor zakelijke partijen gelden andere regels voor aanmaningskosten. Onder zakelijke partijen worden in dit verband zowel bedrijven verstaan als kleine ondernemingen, zoals een eenmanszaak of ZZP-er.
Het bovenvermelde wetsartikel ter bescherming van particulieren geldt niet voor bedrijven. Voor bedrijven geldt dus niet het vereiste van een voorafgaande kosteloze betalingsherinnering of aanmaning waarin de hoogte van de verschuldigde aanmaningskosten wordt aangezegd. Een bedrijf is namelijk direct aanmaningskosten verschuldigd zodra de geldende betalingstermijn is verstreken. Bedrijven moeten dus direct aanmaningskosten betalen vanaf de datum van betalingsverzuim.
Artikel 6:96 lid 4 BW omschrijft het als volgt:
'In geval van een handelsovereenkomst als bedoeld in artikel 119a lid 1 of artikel 119b lid 1 bestaat de vergoeding van kosten bedoeld in lid 2 onder c uit ten minste een bedrag van 40 euro. Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag volgende op de dag waarop de wettelijke of overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken. Hiervan kan niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken.'
(tekst wetsartikel actueel per 2023)
In tegenstelling tot bij particulieren mogen de aanmaningskosten bij bedrijven wel hoger zijn dan wettelijk is bepaald. Bedrijven mogen onderling namelijk andere afspraken maken over de hoogte van de aanmaningskosten, bijvoorbeeld in het contract of in de betalingsvoorwaarden. Tussen bedrijven onderling is 15% aanmaningskosten gebruikelijk.
Tip:
Wilt u als bedrijf hogere aanmaningskosten in rekening kunnen brengen bij uw zakelijke klanten? Download dan onze gratis betalingsvoorwaarden
De vraag of het verplicht is om aanmaningskosten te betalen, is dus vooral afhankelijk van de vraag of u een particuliere debiteur (schuldenaar) of zakelijke debiteur bent.
Een particuliere debiteur is zoals vermeld alleen verplicht om aanmaningskosten te betalen nadat hij/zij rechtsgeldig is aangemaand om binnen 14 dagen na ontvangst van de veertiendagenbrief het (correct) vermelde bedrag aan aanmaningskosten te betalen.
Klopt er iets niet aan deze aanzegging, zoals de termijn, het bedrag, de verschuldigde btw, etc., dan is een particulier dus niet verplicht om de aanmaningskosten te betalen totdat hij/zij alsnog correct is aangemaand.
Een zakelijke debiteur daarentegen is de aanmaningskosten vrijwel altijd direct verschuldigd, ervan uitgaande dat de betalingstermijn is verstreken en de vordering dus opeisbaar is.
In het verlengde van het voorgaande geldt dus dat een zakelijke partij de aanmaningskosten ook zonder herinnering is verschuldigd.
Vaak wordt gedacht dat een schuldeiser eerst een kosteloze herinnering of aanmaning moet sturen, maar dit is een misvatting. Zakelijke partijen, waaronder ook eenmanszaken of ZZP-ers worden verstaan, zijn de aanmaningskosten dus direct verschuldigd, ook zonder voorafgaande betalingsherinnering.
De wettelijke regels voor aanmaningskosten die hiervoor zijn vermeld, gelden niet voor de Belastingdienst. Voor de overheid gelden namelijk andere regels bij het invorderen van (gemeentelijke) belastingen. Hetzelfde geldt voor invordering door gemeenten en voor boetes van het CJIB.
Hebt u een onbetaalde vordering waarvoor u zelf een aanmaning wilt versturen? Download dan onze gratis voorbeeld aanmaning inclusief 5 tips van onze incasso advocaten om de aanmaning te gebruiken.
Hebt u zelf al genoeg aangemaand en bent u er klaar mee?
Bel ons dan voor gratis incasso advies. Dan kunnen wij samen de beste aanpak van uw wanbetaler bespreken.
Bel ons op 010 - 820 028 4
Of laat ons u vrijblijvend terugbellen door hieronder uw contactgegevens in te vullen.
Dan bellen wij u zodra het u uitkomt. Dit is praktisch als u contact wilt opnemen buiten onze openingstijden.
Wilt u vandaag nog actie? Dien dan direct uw incasso in via onze website.
Een incasso indienen kan in 5 minuten. Uw debiteur wordt nog dezelfde werkdag tot betaling gesommeerd.
Over E-Legal incasso advocaten kan ik kort en krachtig zijn; uitstekend! Dossiers makkelijk aan te leveren en te volgen via het portal, krachtige werkwijze met duidelijke stappen. Prima tarieven. Kortom: een aanrader waar het om incasseren gaat wanneer je zelf niet verder komt met je debiteur.
Enorm tevreden! De betalingstermijnen van mijn facturen en herinneringen waren intussen ruimschoots verstreken en mijn klant leek van de aardbodem verdwenen. Na wat online onderzoek, besloot ik e-Legal incasso advocaten in te schakelen, liever dan een 'standaard' incassobureau. Het was heel eenvoudig om online een dossier bij ze aan te maken. Daarna ging het ineens snel: ik werd dezelfde dag nog snel, vriendelijk en adequaat teruggebeld en mijn dossier is direct opgepakt. Binnen een week heeft mijn klant alsnog zijn factuur voldaan! Ik raad deze advocaten absoluut aan. Je merkt direct hun gedegen kennis van de regelgeving omtrent incasso, wat cruciale fouten voorkomt; bovendien vind ik het een prettig idee dat deze zelfde partij mij zou hebben kunnen bijstaan tijdens een evt. proces. Mocht ik onverhoopt nogmaals met een wanbetalende klant te maken krijgen, zal ik e-Legal zeker opnieuw inschakelen.
Ondanks meerdere herinneringen en aanmaningen betaalde onze klant niet. Uiteindelijk besloten om een incasso bureau in te schakelen. Dit was overigens voor ons de eerste keer dat we een incassobureau inschakelden. Via internet kwam ik uit bij E-legal. Vanwege de goede recensies die ik las, heb ik eerst telefonisch contact gezocht voor verdere informatie. Zeer vriendelijk te woord gestaan door E-legal en duidelijke uitleg over de procedure gekregen. Niets hoeven voor financieren, zij houden zich aan het no cure no pay beleid. Binnen korte tijd kreeg ik het goede bericht van E- legal dat zij het volledige openstaande bedrag hadden geïncasseerd. Na akkoord had ik het bedrag binnen een paar dagen op mijn rekening. Sterke punten: duidelijk, betrouwbaar, correct, daadkrachtig! Zij krijgen voor elkaar, wat je als ondernemer zelf niet voor elkaar krijgt bij niet betalende klanten.
Download dit gratis e-book en voorkom dat u dezelfde fouten maakt als 75% van de ondernemers.
Ontdek wat u zelf kunt doen om uw facturen wél betaald te krijgen. Hoe? Dat verklapt mr. Lucien Ridderbroek, incasso advocaat met meer dan 10 jaar ervaring.
Bel ons gerust als u met een wanbetaler in uw maag zit. Dan bespreken wij samen de beste aanpak van uw wanbetaler.