Algemene voorwaarden op uw website? Houd rekening met deze 3 situaties (+6 gratis tips)
Veel bedrijven verwijzen tegenwoordig naar hun website voor hun algemene voorwaarden. Voor bedrijven die elektronisch zaken doen, zoals webshops (webwinkels), is dit ook logisch. Want waarom zou u omslachtig algemene voorwaarden op papier toesturen als het veel gemakkelijker en sneller online via de webshop kan?
Maar wat te denken bij offline zakendoen?
Is het wel zo logisch – en nog belangrijker: juridisch gezien mogelijk – om een schriftelijke overeenkomst te sluiten en voor de algemene voorwaarden naar de website te verwijzen? Want die algemene voorwaarden hadden toch net zo goed bij het contract kunnen worden verstrekt?
Voorkom vernietiging bij onjuist gebruik van uw algemene voorwaarden via de website
Indien u uw algemene voorwaarden uitsluitend via uw website verstrekt, doet u er verstandig aan om na te gaan of u de wettelijke regels volgt die gelden voor uw situatie.
Waarom?
Omdat uw algemene voorwaarden niet gelden indien u de wettelijke regels rondom algemene voorwaarden niet in acht neemt. Uw klant – de wet spreekt van wederpartij – kan uw algemene voorwaarden namelijk vernietigen indien u uw voorwaarden niet op rechtsgeldige wijze hebt verstrekt. Het spreekt voor zich dat dit ongewenste consequenties kan hebben.
Wettelijke regels algemene voorwaarden via de website: 3 situaties
Hieronder leggen wij de wettelijke spelregels uit die gelden voor gebruik van algemene voorwaarden via de website.
3 situaties worden onderscheiden:
- Situatie 1: Online - algemene voorwaarden via de website bij webshops
- Situatie 2: Offline - algemene voorwaarden via de website bij schriftelijke contracten
- Situatie 3: Offline - algemene voorwaarden van een “dienstverrichter”
Situatie 1: Online - algemene voorwaarden via de website bij webshops
Bij deze situatie valt te denken aan een webshop. Bij webshops komen overeenkomsten immers elektronisch tot stand via de website zonder dat er nog mondeling of schriftelijk contact hoeft plaats te vinden (behalve dan dat de order nadien wordt bevestigd per e-mail).
Voor een webshop is het voldoende om de algemene voorwaarden uitsluitend via de website ter beschikking te stellen. Wel gelden er enkele wettelijke vereisten waaraan een webwinkel zal moeten voldoen willen de algemene voorwaarden op een rechtsgeldige wijze ter beschikking worden gesteld.
Zo zullen de algemene voorwaarden op het moment van het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter beschikking moeten worden gesteld en wel op een zodanige wijze dat de klant deze kan opslaan en zo later kan nalezen. Verstrekking van de algemene voorwaarden in een PDF-bestand voldoet in dit verband. Een weergave van de algemene voorwaarden op het scherm waarvan de voorwaarden gekopieerd en geplakt moeten worden is echter niet voldoende. Voor meer informatie zie onze handleiding algemene voorwaarden.
6 Tips voor algemene voorwaarden op de website bij webshops
Hieronder geven wij u 6 tips voor het gebruik van algemene voorwaarden op de website bij overeenkomsten die langs elektronische weg tot stand komen:
- Verklaar de algemene voorwaarden op een correcte wijze van toepassing door gebruik te maken van correcte verwijzingsclausules in de benodigde talen. Voor meer informatie zie toepasselijkheid van algemene voorwaarden
- Verlang van de klant dat hij een vakje aanvinkt waaruit blijkt dat hij de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden aanvaardt en kennis heeft kunnen nemen van de voorwaarden.
- Richt het bestelproces zo in dat het bestelproces niet kan worden afgerond zonder dat dit vakje is aangevinkt.
- Stel de algemene voorwaarden tijdig ter beschikking, dus vóór het afronden van de bestelling.
- Verstrek de algemene voorwaarden in een PDF-bestand.
- Leg ter voorkoming van bewijsproblemen vast dat het voorgaande heeft plaatsgevonden. Dit moet achteraf uit uw contractadministratie kunnen blijken.
Wel of niet veilig?
Voor overeenkomsten die langs elektronische weg tot stand komen, zoals bij webshops, kan zonder meer worden volstaan met elektronische terbeschikkingstelling van algemene voorwaarden tijdens het bestelproces. Hoewel ook in dat geval de nodige wettelijke regels dienen te worden gevolgd, kan met inachtneming daarvan veilig gebruik worden gemaakt van algemene voorwaarden op de website.
Situatie 2: Offline - algemene voorwaarden via de website bij schriftelijke contracten
Dan nu de situatie dat de overeenkomst mondeling of schriftelijk wordt gesloten. Is het mogelijk om bij een schriftelijke overeenkomst naar de website te verwijzen voor de algemene voorwaarden? Want die algemene voorwaarden hadden immers toch ook direct bij het contract verstrekt kunnen worden?
De wet bepaalt dat dit voldoende is, maar uitsluitend indien de klant – de wet spreekt van wederpartij – hiermee uitdrukkelijk instemt. Een “opt-in” dus.
In de praktijk blijkt dat vaak niet wordt voldaan aan deze voorwaarde. Veel bedrijven verwijzen namelijk naar hun algemene voorwaarden op hun website, maar vragen hun klanten niet uitdrukkelijk of zij hiermee instemmen. In dat geval kan de klant de algemene voorwaarden doorgaans vernietigen. De algemene voorwaarden gelden in dat geval niet.
Verder gelden hierbij ook de onder situatie 1 vermelde vereisten (de voorwaarden moeten tijdig ter beschikking worden gesteld, de klant moet de voorwaarden kunnen opslaan, etc).
Uitdrukkelijke instemming vereist!
Uit het voorgaande blijkt dat impliciete instemming van de klant niet voldoende is. De wet vereist immers uitdrukkelijke instemming. Dit betekent dat aan de klant moet worden gevraagd of hij instemt met terbeschikkingstelling van de algemene voorwaarden via de website. Het is niet mogelijk om deze instemming in de algemene voorwaarden zelf te bedingen.
Wel is het voldoende om de klant afzonderlijk te laten tekenen voor diens akkoord met elektronische terbeschikkingstelling van de algemene voorwaarden. Dit kan in een schriftelijk contract worden vormgegeven door de klant tweemaal te laten tekenen: eenmaal voor zijn akkoord met de overeenkomst en nogmaals voor de verstrekking van de algemene voorwaarden via de website.
Onduidelijkheden
De bovenvermelde regels lijken eenvoudig, maar toch zijn complicaties voorstelbaar die voor onduidelijkheid kunnen zorgen in de praktijk.
2 voorbeelden:
1. De klant ontkent dat de algemene voorwaarden op de website stonden vermeld
Stel dat de wederpartij betwist (ontkent) dat de algemene voorwaarden ten tijde van het sluiten van de overeenkomst op de website stonden vermeld. Of een variatie daarop: de wederpartij beweert dat ten tijde van het sluiten van de overeenkomst een andere versie van de algemene voorwaarden op de website stond vermeld. Wat geldt er dan en wie moet wat bewijzen?
Uitgaande van de hoofdregel dat het aan de gebruiker van de algemene voorwaarden is om bij betwisting te moeten bewijzen dat de algemene voorwaarden ter beschikking zijn gesteld, is het aan de gebruiker van de algemene voorwaarden om te bewijzen dat (de betreffende versie van) de algemene voorwaarden destijds online heeft gestaan. Dit zal technisch gezien waarschijnlijk geen gemakkelijke opgave zijn.
2. De buitenlandse klant die de taal van de algemene voorwaarden niet begrijpt (of geen internet heeft)
Ten tweede een internationale complicatie. Een dergelijke complicatie doet zich voor in de uitspraak van de Rechtbank ’s-Hertogenbosch van 1 augustus 2012, ECLI NL RBSHE 2012 BX3380. Kort gezegd heeft de rechtbank geoordeeld dat het antwoord op de vraag of de wederpartij op een passende wijze kennis heeft kunnen nemen van de algemene voorwaarden, afhankelijk is van een aantal omstandigheden, waaronder met name de wijze van het tot stand komen van de overeenkomst (schriftelijk, digitaal of anderszins):
'Indien de overeenkomst niet digitaal is tot stand gekomen, mag de gebruiker van algemene voorwaarden er niet zonder meer van uitgaan dat de wederpartij op eenvoudige wijze toegang heeft tot het internet en tot de website van de gebruiker, te minder indien de wederpartij is gevestigd in een land waarin internetgebruik nog minder gangbaar is.'
De rechtbank heeft in deze uitspraak ook een oordeel gegeven op welke wijze algemene voorwaarden in een internationale context ter beschikking dienen te worden gesteld:
'De wederpartij mag verwachten dat de algemene voorwaarden op de website van de gebruiker in een voor hem begrijpelijke taal, te weten zijn eigen taal of de taal waarin partijen met elkaar hebben gecorrespondeerd, duidelijk en zonder omwegen worden aangeboden.'
Wel dient te worden bedacht dat deze uitspraak een internationale context had en er daarom andere wettelijke regels van toepassing waren.
Wel of niet veilig?
Bij overeenkomsten die niet langs elektronische weg tot stand komen, zou strikt genomen volstaan moeten kunnen worden met vermelding van algemene voorwaarden op de website indien de diverse regels die daarvoor gelden in acht worden genomen. Belangrijkste voorwaarde is dat de klant daar uitdrukkelijk toestemming voor moet geven.
Echter, gezien de onduidelijkheden die kunnen bestaan over diverse aspecten (zie de voorbeelden hierboven), is het verstandig om gebruik te blijven maken van schriftelijke algemene voorwaarden of algemene voorwaarden die per e-mail worden meegestuurd als bijlage bij de overeenkomst (voor meer informatie zie onze handleiding algemene voorwaarden).
Situatie 3: algemene voorwaarden van een “dienstverrichter”
Dan nu de situatie waarbij een zogenaamde dienstverrichter een (offline) overeenkomst sluit waarop algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard.
Wat wordt bedoeld met een "dienstverrichter"?
De wet verstaat in artikel 6:230a van het Burgerlijk Wetboek onder dienstverrichter:
'een natuurlijke persoon die onderdaan is van een lidstaat of een rechtspersoon in de zin van artikel 48 van het Verdrag, die in een lidstaat is gevestigd en die een dienst aanbiedt of verricht.'
Let op:
Dit betreft een uitzonderingssituatie die niet voor alle soorten dienverleners geldt. Hoewel de bovenvermelde wettelijke definitie doet vermoeden dat een ieder die een dienst aanbiedt als dienstverrichter kwalificeert, ligt dit genuanceerder. De bovenvermelde definitie is namelijk afkomstig uit een Europese richtlijn, Richtlijn 2006/123/EG d.d. 12 december 2006, waarin maar liefst 12 categorieën diensten worden uitgesloten, waaronder financiële diensten, diensten op het gebied van vervoer, diensten van uitzendbedrijven, beveiligingsdiensten en diensten van notarissen en deurwaarders.
Geen uitdrukkelijke instemming vereist
Belangrijkste verschil met niet-dienstverrichters (zie situatie 2) is dat een dienstverrichter niet de uitdrukkelijke instemming van diens wederpartij nodig heeft om algemene voorwaarden via de website ter beschikking te stellen bij een offline overeenkomst. De wet vereist in dit verband slechts dat de dienstverrichter diens algemene voorwaarden gemakkelijk elektronisch toegankelijk maakt op een door de dienstverrichter medegedeeld adres.
Voor een dienstverrichter in de zin van de bovenvermelde definitie gelden dus volstrekt andere vereisten dan voor de uitgezonderde categorieën dienstverrichters of bedrijven die geen diensten verlenen.
Onduidelijkheden
Bestaat met het voorgaande nu voldoende duidelijkheid in de praktijk? Dit kan helaas niet worden gezegd. De wetgeving op het gebied van algemene voorwaarden is de laatste jaren meerdere keren gewijzigd (ook in verband met noodzakelijke reparatiewetgeving) en de diverse wetswijzigingen blinken niet uit door hun helderheid.
Want wat te denken over vragen zoals:
1. Wat wordt verstaan onder “gemakkelijk toegankelijk maken op een meegedeeld adres”?
Betekent dit dat er moet worden verwezen naar de website waarop de algemene voorwaarden gemakkelijk moeten kunnen worden gevonden of dient middels een zogenaamde deeplink te worden verwezen naar de specifieke pagina waarop de algemene voorwaarden direct te raadplegen zijn?
Over deze vraag laat de Memorie van Toelichting (MvT TK 2007-2008, 31 358, nr. 3, p. 9-10) zich uit. Hierin wordt vermeld dat het opnemen van de integrale tekst van de voorwaarden in een bijlage bij een e-mail volstaat. Ook een hyperlink in een e-mail die direct verwijst naar de toepasselijke algemene voorwaarden volstaat omdat – aldus de toelichting – zo in één klik de tekst van de algemene voorwaarden kan worden geraadpleegd.
In dit verband wordt nog vermeld dat het enkel vermelden van een webadres onvoldoende is omdat de wederpartij in dat geval nog op zoek moet gaan naar de toepasselijke algemene voorwaarden, aldus de toelichting.
2. Hoe moet worden omgegaan met algemene voorwaarden door "dienstverrichters" die daarnaast ook andere activiteiten ontplooien?
Het is mogelijk dat een bedrijf zowel diensten verrichten – en als zodanig als dienstverrichter kwalificeert – maar daarnaast ook andere economische activiteiten ontplooit, zoals het verkopen van producten.
Het ziet ernaar uit dat dergelijke bedrijven met verschillende wettelijke regimes worden geconfronteerd, waardoor de algemene voorwaarden – afhankelijk van de situatie die zich voordoet – op verschillende wijzen kunnen worden gehanteerd. Het risico van verkeerd gebruik van algemene voorwaarden is dan reëel.
3. Bewijsrechtelijke risico's
Tot slot kunnen de bewijsrechtelijke risico’s die bij situatie 2 zijn besproken zich ook voordoen bij dienstverrichters. Ook dan kan de wederpartij immers betwisten dat de algemene voorwaarden ten tijde van het sluiten van de overeenkomst op de website stonden vermeld of dat er toen een andere versie van de algemene voorwaarden online stond.
6 Tips voor algemene voorwaarden via de website voor dienstverrichters
Hieronder geven wij u 6 tips waarmee dienstverrichters hun algemene voorwaarden op een veilige wijze via hun website kunnen gebruiken:
- Verklaar de algemene voorwaarden op een correcte wijze van toepassing in schriftelijke overeenkomsten.
- Verwijs daarbij duidelijk naar de vindplaats van de algemene voorwaarden op de website. Gebruik hiervoor geen hyperlink naar de homepage, maar een zogenaamde deeplink naar de pagina waarop direct kennis kan worden genomen van de algemene voorwaarden (voorbeeld: https://e-legal.nl/onze-algemene-voorwaarden).
- Laat de wederpartij er afzonderlijk voor tekenen dat zij kennis heeft kunnen nemen van de algemene voorwaarden.
- Verstrek de algemene voorwaarden via de website in een niet eenvoudig te bewerken bestandsformaat. Pdf-formaat is gebruikelijk.
- Zorg ervoor dat de algemene voorwaarden gemakkelijk gevonden kunnen worden op de website. Het verdient aanbeveling om de algemene voorwaarden vanaf iedere webpagina benaderbaar te maken. Bijvoorbeeld door vermelding van een hyperlink in de footer. Let er hierbij wel op dat de hyperlink duidelijk herkenbaar is en voldoende opvalt.
- Voorkom bewijsrechtelijke problemen door technisch vast te leggen dat de (betreffende versie van de) algemene voorwaarden te allen tijde online hebben gestaan.
Wel of niet veilig?
Hoewel het een dienstverrichter gemakkelijker is gemaakt om naar zijn algemene voorwaarden op de website te verwijzen, blijven er onduidelijkheden bestaan in de praktijk. Een dienstverrichter die uitsluitend naar zijn voorwaarden op de website wil verwijzen, doet er verstandig aan hiermee rekening te houden.
Veiliger is het om voor de zekerheid ook gebruik te blijven maken van schriftelijke algemene voorwaarden of voorwaarden die als bijlage per e-mail worden meegestuurd. In dit laatste geval is het uiteraard zaak deze e-mail zorgvuldig te bewaren zodat nadien kan worden aangetoond dat behalve de overeenkomst ook de algemene voorwaarden zijn verstrekt.
Voorkom onduidelijkheid en onnodige risico's met onze handleiding algemene voorwaarden
Direct een vraag stellen over algemene voorwaarden op uw website?
Stel uw vraag door hieronder een reactie te plaatsen.
Wij reageren zo snel mogelijk (meestal dezelfde werkdag).
"Bent u geholpen met deze informatie over algemene voorwaarden op uw website?"
Laat het ons weten door deze pagina te delen!
